Arkistointilaitokset paitsi säilyttävät asiakirjoja myös tarjoavat kansalaisille pääsyn arkistotietoihin. Yksi tapa toteuttaa tämä mahdollisuus on pääsy arkistoasiakirjoihin lukuhuoneissa. Katsotaanpa tarkemmin, kuka voi vierailla lukuhuoneissa ja miten he työskentelevät.
Valtion historiallisten arkistojen lukusaleja tarvitaan, jotta kävijät voivat työskennellä asiakirjojen kanssa. Tutkijat työskentelevät pääsääntöisesti asiakirjojen kanssa kirjoittaakseen tieteellisiä artikkeleita, artikkeleita, kirjoja sekä niitä, jotka laativat sukututkimuspuita.
Lukutilaan pääsemiseksi sinun tulee tulla arkistoon henkilötodistuksella (passi, ajokortti), täyttää hakemuslomake ja hakemus, jossa ilmoitetaan työn aihe. Nyt monissa arkistoissa tämä voidaan tehdä sähköpostitse, lähettämällä skannattuja asiakirjoja, ja kun vierailet lukusalissa, sinun on toimitettava ne alkuperäisessä muodossaan.
Niillä, jotka etsivät sukulaisia, joista tarvitaan tietoja viimeisten 75 vuoden aikana, on oltava sukulaisuuttaan osoittavat asiakirjat. Joten jos tarvitset tietoa isäsi Komsomoliin liittymisestä isän puolella, sinulla on oltava isäsi asiakirjat ja asiakirjat mukanasi (syntymätodistus, passit, joiden avulla voit jäljittää sukunimen, sekä vihkitodistus naisille). Lisäksi lukuhuoneen työntekijän on perehdytettävä vierailijat työsääntöihin.
Asiakirjojen käsittelyn jälkeen lukusalissa vierailijalle annetaan oppaita ja muita metodologisia apuvälineitä: luettelot, inventaariorekisterit, hakemistot, luettelot). Sitten käyttäjä on jo perehtynyt rahastojen inventaarioihin.
Arkistoluettelo on arkistohakemisto, joka sisältää järjestelmällisen luettelon arkistorahaston, kokoelman säilytysyksiköistä ja on tarkoitettu niiden kirjanpitoon ja sisällön paljastamiseen.
Vierailija laatii pyynnön, jossa hän ilmoittaa valitut tapaukset. Arkistot asettavat rajoitukset tapausten määrälle työsääntöjen mukaisesti. Tutkija ei voi vastaanottaa tiedostoja heti, mutta myös arkiston sääntöjen asettaman ajan kuluttua. Yleensä aika on 1-3 päivää. Tosiasia on, että arkistoihin on tallennettu tuhansia asiakirjoja, ja niitä on yksinkertaisesti mahdotonta noutaa nopeasti. Tapauksia säilytetään suurissa arkistoissa, jotka voivat sijaita jopa eri rakennuksissa, jos arkistossa on useita rakennuksia. Siksi tapausten löytäminen vie aikaa. Lisäksi työntekijöiden on ennen niiden myöntämistä tutkittava jokainen tapaus sivulta sivulle ja kirjattava kaikkien asiakirjojen läsnäolo. Vasta tämän jälkeen tapaukset pääsevät lukusaliin.
Sinun on myös varauduttava siihen, että tietyt asiakirjat voivat olla suljettuja käyttäjille. Tämä johtuu joidenkin tietojen salassapidosta (valtion salaisuudet, henkilökohtaiset tiedot jne.). Rajoitettuja asiakirjoja voi tarkastella vain arkistohenkilöstö. Jos tutkija tarvitsee tiettyjä tietoja tällaisista asiakirjoista, hän voi tilata todistuksen (sosio-oikeudellinen tai temaattinen kysely), joka suoritetaan asetetussa aikataulussa.
Lisäksi joskus rajoitus voidaan liittää asiakirjan huonoon fyysiseen kuntoon.
Tutkijalla on oikeus työskennellä asiakirjojen kanssa ja tehdä niistä otteita lukusaliin antamisen jälkeen. Kopiointi (valokuvaus, skannaus, kopiointi) on pääsääntöisesti maksullinen palvelu.
Kun tutkija on tehnyt tarvittavan työn, tiedostot luovutetaan lukuhuoneen työntekijälle, joka siirtää ne arkistovarastoon. Arkistonhoitajat tarkistavat asiakirjojen läsnäolon ja kunnon yksi sivu kerrallaan ja asettavat ne sitten paikoilleen.
Tietyt säännöt siitä, mitä voidaan ja voidaan tehdä lukusalissa, on kehitetty. Joten on esimerkiksi ehdottomasti kiellettyä tuoda ruokaa lukuhuoneeseen, tulla päällysvaatteina, isoilla pusseilla ja pakkauksilla. On parempi työskennellä asiakirjojen kanssa käsineillä - näin voit pidentää niiden turvallisuutta ja suojautua pölyltä. Tosiasia on, että sormillasi kääntämisen jälkeen paperille jää hiki-rasvaisia jälkiä, jotka myös tuhoavat sen. Et voi tietenkään repiä arkkia, repiä niitä pois kotelosta, kirjoittaa niihin. Loppujen lopuksi jokainen arkistoasiakirja sisältää historian. Hän on ainutlaatuinen itsessään. Mitä kauemmin voimme tallentaa asiakirjoja, sitä kauemmin ne voivat palvella meitä hyödyksi.
