Sosiaaliseen ja liike-elämän aktiiviseen elämään liittyy usein osallistuminen erilaisiin kokouksiin - olipa kyseessä osakkeenomistajien kokous, osuuskuntien yleiskokous, HOA tai muut julkiset kokoukset. Tällaisten kokousten tehtävänä on ratkaista ja dokumentoida elintärkeät kysymykset, jotka liittyvät julkisten organisaatioiden tai oikeushenkilöiden toimintaan. Kokouksessa tehtyjen päätösten oikea heijastus asiakirjoissa vahvistaa niiden laillisuuden ja on oikeudellinen asiakirja.
Ohjeet
Vaihe 1
Käytä kokouksen pöytäkirjan laatimiseen tavallisia A4-kokoisia kirjoituspaperia. Pöytäkirjan otsikossa on oltava asiakirjan otsikko ja johdantokappale, josta käy ilmi syy, miksi kansalaisten tai osakkeenomistajien kokous pidettiin.
Vaihe 2
Ilmoita otsikon alle kokouksen päivämäärä ja osoite, jossa se pidettiin, sekä läsnä olevien ihmisten määrä. Jos läsnäolijat merkitsivät osallistumisensa rekisteröintilomakkeen mukaisesti, tämä on myös otettava huomioon pöytäkirjassa. Heijastaa kokouksen muotoa: alustavalla kyselyllä, yksityisellä tilauksella henkilökohtaisella läsnäololla tai käyttämällä yhdistettyä osallistumismuotoa.
Vaihe 3
Ilmoittakaa kokouksen valitseman puheenjohtajan ja sihteerin sukunimet, etunimet ja isänimet, kuvastakaa heidän äänestämisensä puolesta, vastaan ja tyhjää heidän ehdokkaistaan.
Vaihe 4
Kuvaile esityslistalla olevien asioiden luettelo, aloittaen kiireellisimmistä asioista, numeroita ne ja aloita numerolla puheenvuorot, keskustelut ja äänestykset jokaisesta numerosta. Puheiden nauhoituksessa on välttämätöntä mainita vain esitetyn raportin pääasiallinen sisältö. Se on esitettävä ytimekkäästi, mutta sellaisessa muodossa, joka sulkee pois epäselvyyden. Tarvittaessa puheen teksti voidaan liittää pöytäkirjaan. Kaikki puheen olemukseen liittyvät huomautukset ja huomautukset on ilmoitettava nimien kanssa.
Vaihe 5
Jokaisen numeron pöytäkirjan on päätyttävä päätöksellä, jossa ilmoitetaan äänestystulokset. Kun olet keskustellut kaikista esityslistalla olevista asioista, ilmoita, että kokouksen yleinen päätös julistettiin päättyneeksi.
Vaihe 6
Allekirjoittavat kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri pöytäkirjan ja toimittavat sen organisaatiollesi tai sen puheenjohtajalle.
