Yrityksen henkilöstö- tai kirjanpitopalvelu laatii hyvin usein yhden tai toisen todistuksen valtion viranomaisten, paikallishallinnon, muiden kolmansien osapuolten järjestöjen pyynnöstä sekä työntekijän kirjallisesta pyynnöstä. Useimmiten vaaditaan todistukset, jotka vahvistavat, että henkilö on tietyn yrityksen työntekijä, tai todistukset palkoista. On tarpeen laatia todistus, kuten mikä tahansa muu virallinen asiakirja, tiettyjen sääntöjen mukaisesti.
Ohjeet
Vaihe 1
Todistusten laatimisessa käytetään A4-vakiopaperiarkkeja. Sertifikaatit toimitetaan pääsääntöisesti ulkopuolisille organisaatioille, jolloin niiden muoto voidaan muodostaa ja ne edustavat yrityksen kirjelomakkeita siten, että arkin keskelle sijoitetaan sana "Ohje".
Vaihe 2
Jos ohjeteksti on vakio ja lyhyt, voit käyttää erityisiä A5-lomakkeita. Ne osoittavat yrityksen lähtötiedot ja sijoitetaan kaavausteksti, johon syötetään työntekijän sukunimi, jolle todistus on laadittu, ja sen organisaation tiedot, jolle se toimitetaan.
Vaihe 3
Organisaatio, jolle todistus annetaan, on mainittava epäilemättä. Se voidaan osoittaa joko lomakkeen oikeassa yläkulmassa vastaanottajana tai asiakirjan tekstissä. Jälkimmäisessä tapauksessa tämä organisaatio on merkitty tekstin viimeiseen kappaleeseen, jonka on aloitettava sanoilla "Todistus on annettu toimitettavaksi …".
Vaihe 4
Todistuksen tekstin tulisi alkaa sanalla "Dana", jossa ilmoitetaan työntekijän sukunimi, etunimi ja isänimi, jolle tiedot annetaan. Se kertoo myös hänen asemastaan ja työkokemuksestaan tässä yrityksessä.
Vaihe 5
Todistuksessa on mainittava sen valmistuspäivä ja jos todistusten myöntäminen yrityksessä otetaan huomioon, asiakirjan sarjanumero. Tekstin jälkeen on oltava todistuksen myöntäneen virkamiehen allekirjoitus ja yrityksen johtajan allekirjoitus, jos todistus toimitetaan kolmannelle osapuolelle. Allekirjoitukset on varmennettu sinetillä.
