Tietokortit ovat vanha keksintö, jota ilman on käytännössä mahdotonta kirjoittaa kirjaa tai suorittaa tieteellistä tutkimusta tänään. Avain tehokkaaseen luovaan työhön on hyvin organisoitu ja hyvin jäsennelty tieto. Sähköisten tietojen tallennus- ja käsittelymenetelmien myötä on tullut uusia mahdollisuuksia henkilökohtaisen korttihakemiston kokoamiseen ja ylläpitoon, mutta yleiset tiedon organisointiperiaatteet eivät ole muuttuneet.
Ohjeet
Vaihe 1
Määritä sinulle sopivin tietovarastomuoto. Tallennusyksikkö voi olla sanomalehtien tai aikakauslehtien leike, erikoiskortti, paperiarkki, muistikirja, aikakauslehti, synopsis, tekstitiedosto. Arkistokaapin fyysinen toteutus voi olla erilainen: kansio paperille, muistikirja, laatikko kortille, joukko elektronisia kansioita ja tiedostoja.
Vaihe 2
Yksi kortin ensisijaisista vaatimuksista on tekstin havaitsemisen helppous. Kortteja koskevat huomautukset voidaan pitää siistinä käsinkirjoituksina, kirjoittaa, kirjoittaa tietokoneen näppäimistölle ja sitten tulostaa tai tallentaa tiedostoon.
Vaihe 3
Kansioiden muodossa olevaan arkistokaappiin, joka tallentaa uudelleenpainettua tai leikattua materiaalia, tee erityinen teline tai käytä useita seinähyllyjä. Jokaisessa kansiossa tulisi olla materiaalia tietystä aiheesta, ja aihe tulisi ilmoittaa kansion etupuolelle ja sen selkärangalle. Tällaisen arkistokaapin pitäisi tarjota mahdollisuus löytää tarvitsemasi tiedot nopeasti.
Vaihe 4
Jos aiot käyttää tavallisia kirjastokortteja, tee erityinen laatikko, joka sopii kortteihin. Materiaalin kerääntyessä ja tietorahaston kasvaessa sinun on ehkä rakennettava erityinen kaappi, kuten kirjastoluetteloita varten. Tämäntyyppisten arkistokaappien etuna on helppokäyttöisyys ja tietojen saatavuus. Haittana on pieni tietomäärä, joka mahtuu kortille.
Vaihe 5
Huolehdi eräänlaisen alustavan akun luomisesta. Tässä tapauksessa kaikki haluamasi tiedot menevät taajuusmuuttajaan ilman alustavaa luokitusta. Päivitä asema säännöllisesti, tarkista materiaalit ja laita ne temaattisiin kansioihin. Jos tiedot tulisi sijoittaa kansioihin, joissa on eri aiheita, tee niistä kopio.
Vaihe 6
Harkitse toista vaihtoehtoa arkistokaapin säilyttämiseksi (ilman edeltävää kasaamista). Tällöin leikkeet liitetään muistikirjaan heti, kun ne on valittu. Jokainen kortti saa kaksi numeroa: muistilehden numeron ja muistilehdessä olevan tietoviestin sarjanumeron. Samanaikaisesti muodostetaan ilmoittaja; kirjoita siihen korttien numerot ja niiden teemat. Säilytä suuria painettuja materiaaleja erillisiin kansioihin ja kirjoita muistikirjaan vain lyhyt viesti ja linkki vastaavaan kansioon.
Vaihe 7
Sähköisen arkistokaapin pitäminen on vapaa monista paperikorttien haitoista. Tietotekniikka mahdollistaa tietokannan muodostamisen eri perusteilla ja materiaalin jäsentämisen aiheittain. Sähköisen tietorahaston ennakkoedellytys on kopion luominen, joka tulisi siirtää siirrettävään tietovälineeseen. Tässä tapauksessa tiedon menetysriski, jos tietokoneen kiintolevy vahingoittuu, pienenee.
