Nykyaikaisessa yhteiskunnassa, kun jokaisen minuutin minuuttia arvostetaan, puhelinkeskusteluista on tullut yleisin ihmisten välinen viestintämuoto. Ystävät ja tuttavat, sukulaiset ja ystävät kommunikoivat puhelinviestinnän avulla, käydään liikeneuvotteluja. Kuinka puhua puhelimessa oikein?
Perussääntöjen, joita tulisi noudattaa puhuessaan puhelimessa, tulisi olla samat kaikille työntekijöille:
- Vastaa kaikkiin saapuviin puheluihin.
- Nosta puhelin heti puhelun jälkeen pakottamatta asiakasta soittamaan laitokseen tuntikausia.
- Kun vastaat puheluun, älä unohda sanoa tervehdystä, nimetä organisaatio ja esitellä itsesi.
- Jos soittaja ei esitä itseään, selvitä kohteliaasti nimi ja isänimi lauseella: "Kuinka voin ottaa sinuun yhteyttä?"
- Sinun täytyy puhua puhelimessa oikein, yrittäen olla sallimatta lauseita keskustelussa: "Mitä tarvitset", "Ei ole ketään", "En tiedä mitään". Tämä heikentää laitoksen arvostusta ja aiheuttaa epäselvän asenteen työntekijöitä kohtaan, mikä saa heidät epäilemään ammatillista pätevyyttään.
- Seuraa ääntämistä, intonaatiota ja puhenopeutta varmistaen, että soittaja ymmärtää sinut hyvin.
- Jos toinen puhelinlinja kytketään puhelinkeskustelun aikana päälle, sinun on pyydettävä anteeksi ensimmäistä tilaajaa, nostettava vastaanotin ja ilmoitettava toiselle tilaajalle, että olet kiireinen. Muista kysyä häneltä, odottaako hän tai soitatko hänelle myöhemmin. Jatka vasta sitten keskustelua ensimmäisen tilaajan kanssa.
- Jos soittaja pyytää työntekijää, joka on tällä hetkellä poissa, muista pyytää anteeksi ja määritellä aika, jolloin hän on työpaikalla.
- Kuuntele tilaajaa huolellisesti, yritä olla keskeyttämättä tai kiistelemättä häntä. Tämä on paras tapa saada tarvittavat tiedot keskustelukumppanilta.
- Keskustelun lopussa kiitos puhelusta.
Puhelinkeskusteluissa ystävien ja perheen kanssa on hienovaraisuuksia. Älä unohda hyvän muodon sääntöjä. Ennen itse keskustelua psykologit suosittelevat yhden tai kahden johdantolauseen tekemistä ja jatkavat vasta sitten keskustelua. Kysy kaverilta, onko hänellä vapaata aikaa puhua puhelimessa. Etiketin mukaan puhelun pitäisi lopettaa soittavan.
Jos pidät kiinni näistä yksinkertaisista ohjeista, puhelut ovat loistava tapa kommunikoida monien ihmisten kanssa.
