Jos organisaatiosi on tai nimetään vastaamaan tieteellisen konferenssin järjestämisestä, tämä ei ole vain kunniallinen tehtävä, vaan myös suuri organisatorinen työ, jossa kaikki pienet asiat on otettava huomioon.
Ohjeet
Vaihe 1
Luo konferenssin järjestäjätoimikunta, jonka kokoonpano määräytyy järjestyksessä. Nimeä puheenjohtaja johtamaan ja koordinoimaan komitean jäseniä. Määritä konferenssin ajoitus ja perustetun komitean ehdot. Määritä tilauksessa, miten maksat sen jäseninä olevista työntekijöistä. Lähetä konferenssitiedote ja ilmoita liitteenä raporttien vaatimukset, tiivistelmien määrä ja niiden jättämisen määräaika.
Vaihe 2
Päätä rahoituslähteet, tämä voi olla kohdennettua rahoitusta budjetista, houkuttelemalla sponsorointia ja konferenssin osallistujien varoja itse.
Vaihe 3
Lähetä kutsut kaikille mahdollisille konferenssin osanottajille ja suunniteltu konferenssin ohjelma. Päätä osallistujien ja puhujien määrä, jotka haluavat jakaa tieteellisen kehityksensä ja tutkimustuloksensa kollegoiden kanssa. Kysy osallistujilta, tarvitseeko he varata hotellihuoneen ja tehdä varauksen.
Vaihe 4
Sovi painotalon kanssa raporttien tiivistelmien julkaisemisesta erillisessä esitteessä ja tarvittaessa tilaa tapahtuman ohjelma jaettavaksi osallistujille, merkit, heidän nimensä, nimikirjaimet ja organisaation nimi.
Vaihe 5
Määritä osallistujien määrän mukaan, kuinka paljon tilaa tarvitset, ja vuokraa erityinen huone, joka on tarkoitettu tällaisten tapahtumien pitämiseen. Ajattele, mitä laitteita sen on lisävarustettava, tarkista tarvittavan määrän tietokoneliittimiä, heijastusnäyttöjä jne. Harkitse buffetin toimintaa, jossa kokouksen osallistujat voivat nauttia kupin kahvia ja välipalaa taukojen aikana.
Vaihe 6
Ajattele konferenssiohjelmaa ja jaa se tarvittaessa osiin. Mieti, missä tällaisia jaksoja voidaan pitää. Harkitse konferenssin vieraiden, järjestäjien ja ohjelmaan osallistuvien puheita. Tilaa paperitavara konferenssin osallistujille - merkit, muistilehdet ja kynät ovat vakiona.
Vaihe 7
Luo konferenssin osallistujille jaettavien asiakirjojen, mainosmateriaalien ja paperitavaroiden paketteja sekä merkkejä.
