Konferenssin järjestäminen on prosessi, joka on varattava vähintään kolme kuukautta. Tietysti historia tietää monia esimerkkejä konferenssien onnistuneesta valmistelusta muutamassa päivässä, mutta tapahtuman kulkeminen täysin normien mukaisesti kestää vähintään kolme kuukautta.
Ohjeet
Vaihe 1
Ensinnäkin, päättää konferenssin aiheesta ja tyypistä, riippuen siitä, valitaanko sali tulevaisuudessa ja tapahtuman ohjelma muodostetaan.
Vaihe 2
Seuraava kohta on esitysten ohjelma ja kaikki siihen liittyvät. Päätä konferenssin aika, osallistujien lukumäärä, taukojen määrä, konferenssin aloitus- ja lopetusajat. Koordinoi kaiuttimien kanssa heidän ajoituksensa.
Vaihe 3
Vuokraa sali esitystesi perusteella. Sen tulisi olla riittävän tilava ja mukava osallistujien sijoittamiseksi, joiden määrä ilmoitettiin edellisessä vaiheessa. Salissa tulisi olla projektori tai plasmapaneeli sekä tribune kaiuttimille.
Vaihe 4
Aloita osallistujien rekrytointi vähintään kaksi ja puoli kuukautta ennen konferenssia. Luo kutsut, jotka sisältävät konferenssin paikan, ajan ja nimen sekä sen, mihin konferenssi omistetaan. Löydä tasapaino esitetyn materiaalin lyhyyden ja saatavuuden välillä. Aloita soittaminen ja sähköpostiviestien lähettäminen, luovuta kutsut henkilökohtaisesti konferenssin tärkeimmille vieraille tai lähetä ne postitse.
Vaihe 5
Koko konferenssin henkilökunnalla on oltava konferenssissa merkki, jossa on sukunimi, etunimi ja titteli. Optimaalisesti sijainnin tulisi olla sama - "järjestäjä". Konferenssipäivänä yhtiökokouksen on oltava tunti ennen ilmoittautumisen alkua. Sijoita työntekijät rakennuksen aulaan, hissin uloskäynnille ja niin edelleen. Tämä on tarpeen, jos joudut tekemään useita käännöksiä päästäksesi lähtöselvitystiskille.
