Kaikissa toimistoissa ja tuotannossa työntekijät työskentelevät usein erilaisten asiakirjojen kanssa, joten kyky laatia virallisia, liike-elämän asiakirjoja on välttämätöntä kaikille. Samalla on yleisiä vaatimuksia, joita on noudatettava asiakirjaa laadittaessa - liikekirje, tilaus, asema, ohje jne.
Ohjeet
Vaihe 1
Aloita asiakirjan laatiminen selvittämällä sen toteutettavuus ja ratkaistavien kysymysten joukko. Tämä auttaa sinua määrittämään asiakirjan tyypin ja muodon, jotka määrittelevät suurelta osin sen sisällön luonteen ja esitystavan.
Vaihe 2
Tarkista hallituksen ja virastojen lait ja määräykset, jotka säätelevät näiden asioiden käsittelyä. Tämä on erittäin tärkeä vaihe, joka osoittaa lukutaitosi ja antaa sinun laatia asiakirja, joka noudattaa täysin vakiintunutta menettelyä työasioiden käsittelyssä ja ratkaisemisessa. Tämä auttaa myös määrittämään vastaanottajan, hyväksyvän ja koordinoivan elimen ja varmistamaan, että tämän asiakirjan sisältö ja muoto organisaation pätevyydestä.
Vaihe 3
Tutki hallinto- ja sääntelyasiakirjojen tekstejä siten, että laadittava asiakirja ei ole ristiriidassa niiden kanssa, eikä kopioi niitä. Tätä varten on oltava sähköinen tietokanta tällaisista asiakirjoista.
Vaihe 4
Kerää tietoa ratkaistavien asioiden ansioista, laadi luonnos asiakirjaksi. Käytä luonnostellessasi stensiilitekstejä ja tavanomaisia lauseita ja ilmaisuja, joita perinteisesti käytetään liikeasiakirjoissa. Tutustu muihin organisaatiossasi tai vertaisyritysjärjestelmässäsi kehitettyihin asiakirjoihin ja ota niiden kirjoitustyyli pohjaksi.
Vaihe 5
Asiakirjan päätekstin on tarkoitus saada aikaan jotakin toimintaa, vakuuttaa. Sen on oltava perusteltu ja looginen. Sanamuotoa on noudatettava tiukasti oikeudellisesti. Ensinnäkin ovat esitetyn tiedon luotettavuuden ja objektiivisuuden vaatimukset. Tekstin on oltava tarkka ja mahdollisimman informatiivinen ja ytimekäs. Luonnollisesti siinä ei saa olla kielioppi-, välimerkki- tai tyylivirheitä. Siinä tapauksessa, että mainitset asiakirjassa toisen lähteen tai asiakirjan sisältämät tiedot, sinun on ilmoitettava kaikki sen tuotokset.
Vaihe 6
Muokkaa asiakirjaluonnosta ja sovita se niiden henkilöiden kanssa, joilla on siihen valtuudet. Tämän jälkeen laadi asiakirja hyväksyttyjen normien mukaisesti ja allekirjoita se.
