Liiketoiminnan kirjeenvaihto on välttämätön osa minkä tahansa organisaation, yrityksen tai yrityksen tuotantotoimintaa. Kuten kaikki muutkin menettelyt, sitä säännellään. Virallisen kirjeen sisällölle ja ulkoasulle asetetaan tiettyjä vaatimuksia.
Ohjeet
Vaihe 1
Ensinnäkin, lue GOST R 6.30-2003, joka kuvaa yksityiskohtaisesti kaikki virallisen kirjeen suunnittelun vaatimukset, kirjasinkoot ja marginaalit.
Vaihe 2
Kirjoita virallinen kirje organisaatiosi kirjelomakkeeseen. Siinä on oltava täydellinen nimi, pankki- ja oikeudelliset tiedot, yhteyshenkilön numerot, tavallinen ja sähköpostiosoite.
Vaihe 3
Ilmoita oikeassa yläkulmassa vastaanottajan sukunimi, etunimi ja isänimi, hänen asemansa ja organisaation nimi. Kirjoita vastaanottajaorganisaation yksityiskohtainen postiosoite, muista ilmoittaa hakemisto.
Vaihe 4
Vasemmassa yläkulmassa on yleensä paikka tämän kirjeen lähtevälle rekisteröintinumero ja sen rekisteröintipäivä. Sinun tulisi myös kirjoittaa kirjeen aihe sinne. Se tulisi ilmoittaa lyhyessä muodossa yhdessä lauseessa. Aiheen määritteleminen auttaa vastaanottajaasi nopeasti määrittämään kirjeen toteutuksen ja päättämään, kenelle uskotaan materiaalien valmistelu ja vastaus.
Vaihe 5
Kaikki kirjeet, jopa viralliset, alkavat tervehdyksellä. On toivottavaa, että siinä on vastaanottajan täydellinen nimi ja isänimi. Aloita tervehdys sanalla "Rakas". Vastaanottajan nimi ja isänimi, jos et tunne häntä henkilökohtaisesti, voit aina selvittää sen Internetissä tai soittamalla yritykseen, jossa hän työskentelee. Älä unohda tätä vähäpätöisyyttä, koska sinulle on tärkeää heti ensimmäisestä lauseesta alkaen voittaa henkilö, jonka nimessä kirjoitat kirjettä.
Vaihe 6
Ensimmäisessä kappaleessa, ennen kuin esität kirjeen pääsisällön, tee lyhyt esittely - muistuta vastaanottajaa aikaisemmista olosuhteista, anna tilastoja tai muita taustatietoja, joita hän tarvitsee ymmärtääkseen viestisi olemuksen paremmin. Ensimmäisen johdantokappaleen tulisi alkaa sanoilla: "Samalla lähetämme sinulle …", "Saavutettujen sopimusten mukaan …" tai "Johtuen siitä, että …" jne.
