Nykyään kirjeistä on jo tulossa harvinaisuus ja menneisyys. Tämä ei kuitenkaan koske liike-elämän kirjeenvaihtoa. Virallinen kirje on asiakirja, jonka avulla luodaan yhteyksiä ja kirjataan kaikki liikesuhteiden päävaiheet. Kyky kirjoittaa yritysviesti oikein heijastaa vastustajan ja koko yrityksen pätevyyttä.
Se on välttämätöntä
- - paperinpala
- - kynä tai tietokone tulostimella
Ohjeet
Vaihe 1
Käytä yrityksen kirjeessä virallista kirjelomaketta. Riippumatta siitä, onko asiakirja kirjoitettu sähköisessä muodossa tai käsin, sen on sisällettävä lähettävän yrityksen logo. Kirjelomakkeessa on lisäksi oltava puhelinnumerot, faksinumerot, verkkosivusto- ja sähköpostiosoitteet sekä yrityksen postiosoite. Älä unohda jättää reunoihin marginaaleja, jotka ovat tarpeen arkistointikansioon arkistoinnin mahdollistamiseksi: 3 cm vasemmalla puolella ja 1,5 cm oikealla.
Vaihe 2
Pidä kiinni muodollisesta tyylistä kirjoittaessasi kirjettä. Yritysasiakirjan on oltava yksiselitteinen. Muista lisätä aihe sähköpostiosoitteeseesi. Älä käytä hymiöitä liike-elämän kirjeenvaihdossa. Kirjeenvaihdon jatkuessa on tarpeen jättää lainausmuotoinen kirje, johon vastausta kirjoitetaan. Koko tekstiä ei tarvitse lainata kokonaisuudessaan, voit rajoittaa vain ne fragmentit, joihin vastaukset koostuvat. Tässä tapauksessa vastustajan on helpompi ymmärtää yhteys vastauksesi ja hänen kirjeensä välillä.
Vaihe 3
Aloita liikekirje kohteliaalla osoitteella, esimerkiksi: "Hyvä Ivan Petrovich!" Valitus on keskitettävä sivulle. Nimi on kirjoitettu kokonaisuudessaan, nimikirjaimien käyttöä tässä tapauksessa ei voida hyväksyä. Tätä seuraa johdantokappale, jossa kirjeen tarkoitus tulisi tiivistää. Asiakirjan pääosa on seuraava osa, jossa kerrotaan, miten pääkysymykset käsitellään. Päätelmä on yhteenveto sekä vetoomus vastaanottajalle lausumalla lähettäjän odotuksista lähettäjältä tai erityisellä ehdotuksella kirjeessä käsiteltävän asian ratkaisemiseksi.
Vaihe 4
Ole viimeisessä osassa mahdollisimman oikea. Älä koskaan tee päätöksiä vastaanottajan puolesta. Ilmoittakaa paremmin, että ongelma ratkaistaan mielestänne parhaalla mahdollisella tavalla. On epäeettistä kiirehtiä vastaanottajaa sanoilla kuten "heti" ja "kiireesti". Käytä oikeampaa lomaketta: "Anna vastaus tuollaisen ajan kuluessa." Yrityskirjeessä allekirjoituksen on oltava muodollinen. Esimerkiksi: "Ystävällisin terveisin Ivan Sergeevich Vasiliev." Sisällytä myös allekirjoitukseen nimi, yhteystiedot ja yrityksen nimi.
