Paljon riippuu kirjeen kirjoittamisen oikeellisuudesta: siitä, miten vastaanottaja havaitsee tiedot, ymmärtääkö hän esitetyn kysymyksen olemuksen, minkälaisen asenteen hänellä on lähettäjään. Jos joku aikoo kirjoittaa kirjeen, hänen on tehtävä se ammattitaitoisesti ja hänen on ehdottomasti noudatettava tiukkaa esityksen rakennetta.
Ohjeet
Vaihe 1
Ensinnäkin sinun on ilmoitettava oikein vastaanottajan osoite. Lisäksi on tärkeää, että vastaanottaja tietää, kuka lähetti kirjeen, muuten se voi joutua roskakoriin. Paluuosoite on tärkeä, jos kirjettä ei toimiteta vastaanottajalle jostain syystä.
Vaihe 2
Yrityskirje tulostetaan tietokoneelle, vaikka lähettäjällä olisi kalligrafinen käsiala. Ystävällinen kirje kirjoitetaan käsin, se tuo eräänlaisen läheisyyden viestintään.
Vaihe 3
Kirjeen ensimmäisellä rivillä on pääsääntöisesti tervehdys keskellä. Se sijoittaa vastaanottajan lähettäjälle. Henkilökohtainen vetoomus osoittaa, että ymmärrät kenelle kirjoitat.
Vaihe 4
Pääosa sisältää tietoja, joita vastaanottaja yrittää välittää vastaanottajalle. Yrityskirjeessä lyhyen johdannon jälkeen, jossa täsmennetään kirjeen syy, esitetään asian ydin: luvut ja tosiseikat. Ystävällisessä kirjeessä kannattaa kysyä keskustelukumppanin asioista ennen keskustelua asioista: kaksi tai kolme virkettä, jotta henkilö ymmärtää, hän on kiinnostunut hänestä, häntä kuullaan ja ymmärretään.
Vaihe 5
Lopuksi on sanottava hyvästit, on suositeltavaa käyttää kaavamaisia lauseita: kunnioittavasti, rakkaudella. Yrityskirjeessä on oltava allekirjoitus ja päivämäärä; ystävällisessä kirjeessä voi olla piirustus sydämen, suudelman tai nallekarhun muodossa.
