Lehdistötilaisuudet ovat tärkeä osa jokaisen yrityksen PR-toimintaa. Heidän ansiostaan tiedotusvälineet ja kiinnostunut yleisö voivat saada ajantasaista tietoa kirjaimellisesti ensi käden tietyn organisaation virallisilta edustajilta, ja yritysten johto voi ilmaista kantansa heille tärkeimmissä asioissa. Mutta jotta lehdistötilaisuus tuottaisi todella hyviä tuloksia, se on järjestettävä asianmukaisesti.
Ohjeet
Vaihe 1
Jos sinulle uskotaan järjestää ja pitää lehdistötilaisuus, määritä ensin, minkä tavoitteen haluat saavuttaa: kerro yrityksesi menestyksestä, kiinnitä yleisön huomio johonkin ongelmaan, esitä tietty julkinen henkilö voittavassa valossa jne P. Valitse sitten paikka ja aika lehdistötilaisuudelle. Muista, että nämä toimet on parasta tehdä keskellä työviikkoa (tiistai-keskiviikko-torstai) aamulla tai iltapäivällä, mutta viimeistään klo 16.
Vaihe 2
Valitse lehdistötilaisuuden järjestämispaikka yrityksesi organisaatiokykyjen ja suunniteltujen kutsuttujen lukumäärän perusteella. Huomaa, että lehdistön jäsenille vaaditaan riittävät istumapaikat. Varmista etukäteen, että huoneessa on mikrofoneja, valkokankaita (tarvittaessa) ja vapaata tilaa TV-kameroiden asentamiseen.
Vaihe 3
Tee luettelo medioista ja organisaatioista, joiden edustajia haluat nähdä tapahtumassasi. Valmista ja lähetä lehdistötiedotteet ja kutsut vähintään kaksi viikkoa ennen aikataulutettua tapahtumaa. Kutsujen lähettämisen jälkeen on suositeltavaa soittaa vastaanottajille henkilökohtaisesti ja oppia heidän päätöksestään osallistua lehdistötilaisuuteen tai olla lomatta. Siksi et määritä vain tulevien vieraiden lukumäärää, mutta muistutat lisäksi tapahtumastasi, jos ihmiset unohtivat sen tai eivät saaneet lehdistötiedotettasi.
Vaihe 4
Valmista tarvittavat esitysmateriaalit kaikille tuleville lehdistötilaisuuteen osallistujille. Osallistujan paketti sisältää yleensä kopion lehdistötiedotteesta, luettelon lehdistötilaisuudessa puhuvista virkamiehistä täydellisine nimineen ja tehtävineen, esityslistan (puheiden järjestys ja aiheet), mainos- ja myynninedistämismateriaalien. Näyttää paljon paremmalta, jos jokaisen osallistujan kaikki esitysmateriaalit on suunniteltu yhtenä kokonaisuutena yrityksen kansioon organisaation logolla.
Vaihe 5
Jos aiot ottaa käyttöön akkreditoinnin osallistujille, ilmoita heille etukäteen tästä ja kerro heille tarvitsemasi tiedot (nimi, asema, passi jne.). Valmista etukäteen kaikkien osallistujien nimimerkit ja pöydille asetettavat kortit, joissa ilmoitetaan kaiuttimien nimet ja otsikot. Jos lehdistötilaisuus on suunniteltu riittävän pitkäksi ajaksi, varmista, että sen osallistujien olosuhteet ovat mukavat: noutopöytä juomien ja välipalojen kera, tupakointitilat ja vessat, aikataulu lepoaikoille.
Vaihe 6
Lehdistötilaisuuden jälkeen muista ottaa yhteyttä osallistuvien tiedotusvälineiden toimituksiin ja kysyä sen seurauksena tehtyjä materiaaleja. Kysy kopioita julkaisuista, ellei siitä ole aiemmin sovittu.
