Puhelinviesti on lyhyt, mutta tärkeä puhelimitse lähetetty viesti. Siten he ilmoittavat useimmiten kokousten, istuntojen, kokousten pitämisestä. Puhelinviesti voi sisältää myös pään kiireellisen käskyn. Puhelinviestit ovat saapuvia, jotka vastaanotat, ja lähteviä, jotka lähetät. Molemmilla on samanlainen muotoilu.
Ohjeet
Vaihe 1
Lisää paperiarkin vasempaan yläkulmaan organisaatiosi koko nimi ja tarvittaessa rakenteellisen yksikön nimi, esimerkiksi "N: n kaupungin hallinto". ja opetusministeriö.
Vaihe 2
Kirjoita oikeaan yläkulmaan puhelinviestin vastaanottaja. Ilmoittakaa henkilön asema, sukunimi ja nimikirjaimet: "Koulu nro 37 Ivanov II: n johtaja". Jos vastaanottajia on useita, sukunimiä ei tarvitse ilmoittaa:”N: n kaupungin koulujen johtajat”. Liitä puhelinviestiin täydellinen luettelo laitoksista, joille se lähetettiin.
Vaihe 3
Kaksi riviä alapuolelle, aseta sana "Puhelin" ja sen sarjanumero. Lähtevän puhelinviestin osalta ilmoita alla sen laatimispäivä.
Vaihe 4
Sitten seuraa puhelinviestin varsinainen teksti:”22. helmikuuta klo 17.00 koulutusosastolla pidetään kokous kaupungin koulujen toiminnan parantamiseksi. Koulujen johtajien läsnäolo on ehdottomasti pakollista. Kun valmistelet puhelinviestin tekstiä, vältä sanoja ja lauseita, joita on vaikea ymmärtää korvalla ja joita on vaikea lausua. Muista, että viestin tulee olla informatiivinen ja lyhyt - enintään 50 sanaa.
Vaihe 5
Kun lähetät puhelinviestiä, lausu sanat selkeästi, erityisesti ihmisten osoitteet, sukunimet, nimet ja isänimet, kadunnimet, päivämäärät ja tapahtumien ajat. Lopuksi muista lukea teksti uudelleen ja varmista, että keskustelukumppanisi kirjoitti kaiken oikein. Kuuntele tarkkaan, kun otat viestin puhelimitse. Jos sinulla on kysyttävää, selvitä ne välittömästi.
Vaihe 6
Päätekstin alla on puhelun allekirjoittaneen päällikön asema, sukunimi ja nimikirjaimet: "Opetusosaston johtaja Petrov P. P." Lähtevässä asiakirjassa on oltava myös hänen henkilökohtainen allekirjoituksensa.
Vaihe 7
Kirjoita sivun alareunaan puhelinnumeron parissa työskenteleviä työntekijöitä koskevat tiedot. Yleensä viestin lähettäneen asema, sukunimi ja nimikirjaimet, toimiston puhelinnumero sekä lähetyspäivä ja -aika on vasemmalla. Oikealla ovat tiedot henkilöstä, joka hyväksyi asiakirjan: asema, sukunimi ja nimikirjaimet, puhelinnumero, päivämäärä ja aika.
Vaihe 8
Lähtevä puhelinviesti laaditaan yhtenä kopiona ja tallennetaan erityiskansioon. On parempi, että saapuva viesti on kahtena kappaleena: annat ensimmäisen johtajalle jatkokäsittelyä varten, toisen asetat kansioon säilytystä varten.
