Monissa tapauksissa sinun on kirjoitettava viralliset valituskirjeet tietyille viranomaisille. Nykyään monet niistä lähetetään sähköisesti, vaikka luonnossäännöt pysyvät samoina kuin fyysisissä versioissa. Joten miten sinun on laadittava tällainen dokumentaatio oikein?
Ohjeet
Vaihe 1
Aloita määrittämällä vastaanottajan asema ja nimi. Esimerkiksi: "JSC Polad Ivanov SS: n pääinsinöörille". Kirjoita sitten valituksesi kirjeen yläosaan. Se alkaa yleensä sanalla "Rakas". Seuraavaksi tulee vastaanottajan täydellinen nimi ja isänimi. Voit myös kirjoittaa "Hyvä herra Ivanov" ilmoittamatta hänen nimeään. Osoitteen tulisi sijaita tarkalleen keskellä.
Vaihe 2
Kirjoita johdanto valituskirjeeseesi. Ilmoita selkeästi ja ytimekkäästi tämän kirjeen syyt ja tarkoitus. Tämän kappaleen vastaanottajan tulisi ymmärtää kirjeen ydin. Aloita esimerkiksi näin: "Kirjoitan sinulle laakereiden epätyydyttävästä laadusta, jonka olet lähettänyt meille … - …".
Vaihe 3
Täytä kirjeen pääosa. Yleensä se koostuu kahdesta neljään kappaleeseen, jotka ilmaisevat huolensa johdanto-osassa esitetystä asiasta. Kerro myös tässä osassa kaikki ajatuksesi tästä asiasta ja ongelman mahdollisesta ratkaisusta. Määritä, mitä erityisiä toimia vastaanottajan tulisi tehdä ongelman ratkaisemiseksi lähitulevaisuudessa. Käytä selkeitä määräaikoja, numeroita ja lauseita.
Vaihe 4
Kirjoita johtopäätös. Määritä tässä osassa yhteenveto koko valituskirjeestä. Esimerkki: "Olen varma, että ratkaiset tämän epämiellyttävän tilanteen, ja lähitulevaisuudessa yhteistyömme on sama kuin ennen."
Vaihe 5
Laita virallinen allekirjoitus, joka koostuu tehtävän otsikosta ja koko nimesi. Tätä edeltävät yleensä: "Kunnioittavasti sinun", "Ystävällisin terveisin", "Toivon kanssa yhteistyön jatkamisesta" jne. Valitse tilanteen mukaan.
Vaihe 6
Tee jälkikirjoitus tai jälkikirjoitus. Tämä pieni osa sijaitsee juuri allekirjoituksen alla. Sitä käytetään harvoin tämän muotoisissa kirjeissä, mutta silti sillä on joskus paikka. Postikirja kertoo vastaanottajalle joistakin merkittävistä tapahtumista kirjeen kirjoittajan organisaation elämässä. Esimerkiksi: “P. S. Haluan ilmoittaa teille, että hylättyjen prosenttiosuus 2 päivää sitten vastaanotetuissa raaka-aineerissä on noussut 19 prosenttiin!"
