Arkistointityö syntyi tiedon keräämisen, järjestelmällistämisen ja varastoinnin tarpeen yhteydessä. Ensinnäkin arkistot luotiin vastaamaan viranomaisten ja kansalaisten tarpeita kadonneiden tietojen saamiseksi, huolellisesti arkistossa säilytettynä. Kun on tarpeen palauttaa sukulaisia koskevia tietoja, sosio-oikeudellisia tai muita luonteisia tietoja, on tarpeen kirjoittaa pyyntö asianmukaiseen arkistoon.
Ohjeet
Vaihe 1
Arkistoissa on tietyt säännöt kansalaisten, oikeushenkilöiden ja viranomaisten pyyntöjen käsittelemiseksi, joten menestyksen avain on yksinkertaisten sääntöjen noudattaminen: Ensinnäkin pyynnön on sisällettävä tiedot lähettäjästä. Yksilölle tämä on organisaation sukunimi, etunimi ja isänimi - nimi ja tunnistetiedot.
Vaihe 2
Toiseksi, pyyntötekstissä sinun on ilmoitettava palautusosoitteesi, muuten arkistotyöntekijät eivät yksinkertaisesti pysty lähettämään sinulle vastausta.
Vaihe 3
Kolmanneksi on tarpeen muotoilla kysymyksesi mahdollisimman selkeästi. Jos aiot kerätä tietoja esi-isistäsi, sinun ei tarvitse kuvata yksityiskohtaisesti perheesi historiaa. Epämääräisiä toiveita ei tarvitse muotoilla, vaan kysymyksen muotoiluun on kiinnitettävä erityistä huomiota. Tosiasia on, että kansalaisten ja järjestöjen vetoomusten ja pyyntöjen käsittelyä koskevien sääntöjen mukaan pyyntösi menee ensin arkiston päällikölle harkittavaksi. Pää päättää kysymyksen luokittelun: sukututkimus, temaattinen tai sosio-oikeudellinen. Pyynnön luonteen perusteella arkistopäällikkö siirtää sen asianmukaiselle osastolle suoritettavaksi. On selvää, että mitä epämääräisempi sanamuoto on, sitä todennäköisemmin pyyntö luonteen ja sen toimeenpanijan nimittämisen suhteen tunnistetaan väärin. Pyyntö "kävelee" osastolta osastolle, ja sillä välin odotat vastausta.
Vaihe 4
Lopuksi on tarpeen määritellä pyydettyjen tietojen laajuus, esimerkiksi kronologinen tai alueellinen. On turhaa pyytää etsimään kaikkia sukulaisiasi, sinun on ilmoitettava sukulaisesi löytämisen aikajärjestys ja alueelliset rajat.
