Usein työssä kohtaamme tilanteen, jossa on tarpeen ilmoittaa jokaiselle tehtävälle käytetty aika. Tämä auttaa paitsi johtoamme tietämään, mitä olemme tehneet kerrallaan, myös auttamaan meitä suunnittelemaan aikamme tehokkaammin.
Ohjeet
Vaihe 1
Helpoin tapa ilmoittaa työajat on kirjoittaa ne muistikirjaan joka päivä. Tätä varten on parasta saada erityinen muistikirja tai päiväkirja. Merkitse muistiin kunkin tehtävän suorittamiseen tarvittava aika, vaikka se tuntuisi merkityksettömältä. Myöhemmin jokainen pieni asia voi vaikuttaa suuresti.
Vaihe 2
Jos töissä ei tarvitse täyttää "Aikaseuranta" -taulukkoa, on silti hyödyllistä koota ja täyttää tällainen taulukko itse. Kätevin tapa tehdä tämä on luoda asiakirja Wordissa tai taulukko Excelissä. Katsotaanpa, kuinka käyttöaika ilmoitetaan oikein.
Vaihe 3
Avaa taulukko, jossa sinun on ilmoitettava aukioloajat. Yleensä tämä on "Exel" -taulukko. Tarkista täytettävät kohteet. Jos ennalta asetettuja kohteita ei ole, luo ne itse, esimerkiksi "Työaika", "Projekti", "Valmiit työt". Täytä Työaika-kohta kirjoittamalla ensimmäisen sarakkeen ensimmäiseen sarakkeeseen aika, jonka olet käyttänyt ensimmäisen ongelman ratkaisemiseen. Siirry toisen sarakkeen toiseen sarakkeeseen, johon haluat kirjoittaa muistiin tietyn projektin, jolla työskentelet. Tämä on tyypillisesti suuri projekti, johon tehtävänne kuului. Kohteen nimi voi olla "Projekti". Kolmannessa sarakkeessa sinun on kuvattava tekemäsi työ 2-3 kertaa sanoin. Tätä saraketta voidaan kutsua nimellä Työ suoritettu.
Vaihe 4
Täytä taulukko päivittäin, jotta voit analysoida sen tuloksia viikon tai kuukauden lopussa. Joten voit nähdä, kuinka paljon aikaa käytit yleensä tietyn ongelman ratkaisemiseen ja tulevaisuudessa mahdollisesti säätää työaikasi kustannuksia.
Vaihe 5
Kun täytät tämän taulukon töissä, älä unohda lähettää sitä johdollesi ajoissa. Saatat joutua raportoimaan kuukausittain, viikoittain tai päivittäin. Suunnittele aika, jolloin aiot täyttää taulukon, jotta se ei häiritse sinua työstäsi.
Vaihe 6
Muista, että tällaisen taulukon täyttäminen on hyödyllistä paitsi toimistotyöntekijöille, joiden on usein täytettävä se. Hän järjestää myös täydellisesti minkä tahansa ammatin edustajan ajan.
