Jotkut kirjeet loppuvat niin epämääräisesti, että vastaanottaja hämmentyy: hänen on luettava teksti uudelleen ymmärtääkseen ydin. Ajanpuutteen vuoksi vastaanottaja voi heittää kirjeen pois tai tehdä jotain häiritsevänsä eikä enää kaivaa ilmoitettuun tilanteeseen. Selkeä, ytimekäs ja pätevä loppu korostaa kunnioitusta lukijaa kohtaan ja auttaa vastaamaan nopeasti pyyntöön tai vaatimukseen.
Ohjeet
Vaihe 1
Kerro mitä haluat sanoa kolmessa kohdassa. Voi tuntua, että ajatukset esitetään selkeästi, mutta tiedon käsitys riippuu lukijan tilasta. Siksi lue teksti uudelleen ja kirjoita kolme pääajattelua erikseen. Nämä voivat olla faktoja, päivämääriä, nimiä jne. Tunteita ei tarvita tässä, kirjoita lyhyesti, muutamalla sanalla, koska sinun tarvitsee vain tehdä yhteenveto, palauttaa mieleen pääkohdat.
Vaihe 2
Kirjoita kolme toimintoa sähköpostin vastaanottajalle. Ihmisten reaktiot voivat olla arvaamattomia. Sinusta näyttää siltä, että esitettyihin tietoihin voidaan reagoida yksiselitteisesti, mutta henkilö tekee sen yksilöllisistä tavoista ja aikomuksista riippuen. Jos et ilmoita selvästi, mitä odotat lukijalta, hän ei ymmärrä tai sano, ettei hän ymmärtänyt.
Vaihe 3
Järjestä luettelo edellisistä vaiheista tärkeysjärjestyksessä alenevassa järjestyksessä. Kirjeen loppu muistuttaa toisinaan tuomioistuimen istunnon viimeistä sanaa: kirjeen vastaanottajan käsitys, johtopäätökset ja seuraukset riippuvat tästä. Poista luettelosta kohteet, jotka voidaan jättää vaarantamatta viestin merkitystä. Aseta jäljellä oleva lyhyt luettelo kirjeen loppuun, jotta lukija ei menetä mitään.
Vaihe 4
Ilmoita aikataulu. Jos odotat vastausta kirjeeseen, tarkista odotuksesi. Joillakin ihmisillä on taipumus viivästyä viimeiseen asti, joten tietyn ajan määrittäminen ei välttämättä ole tarpeetonta.
Vaihe 5
Jätä yhteystietosi. Kirjeenvaihtajan pitäisi pystyä löytämään puhelimesi nopeasti. Ennakoi tällaisia tilanteita ja sisällytä aina kirjeeseen tarvittavat tiedot, vaikka oletkin varma, että vastaanottajalla on niitä.
Vaihe 6
Ole kohtelias, sano jotain mukavaa, kiitos ajastasi. Vastaanottaja reagoi mielellään ja ottaa yhteyttä nopeammin, jos kirje miellyttää häntä tai estää häntä epämiellyttäviltä kokemuksilta.
Vaihe 7
Muista allekirjoittaa viesti nimelläsi: tämä luo todellisen viestinnän tunteen. On tärkeää, että henkilö keskittyy vastaukseen ja ottaa sen vastuullisesti. Näytetään esimerkillä, ja ihmiset kohtelevat sinua samalla tavalla.
