Minkä tahansa organisaation henkilöstöosastolla on usein tarve muuttaa työntekijöiden henkilötietoja. Kuinka uudestaan antaa työsopimus, työkirja ja työntekijän henkilökohtainen kortti uudelleen sukunimen muutoksen yhteydessä?
Ohjeet
Vaihe 1
Hyväksy työntekijältä hakemus henkilötietojen muuttamiseksi sukunimen muutoksen yhteydessä (perhe- ja muista syistä). Anna määräys tarpeesta tehdä muutoksia kaikkiin henkilöstöosaston ja kirjanpidon hallinnoimiin työntekijöiden asiakirjoihin. Tilaus on rekisteröitävä tilauslokiin. Tutustu henkilöstöosastoon, kirjanpitoon ja työntekijään itse tilaukseen.
Vaihe 2
Ennen kuin työsopimukseen tehdään muutoksia, työntekijän kanssa on tehtävä vapaaehtoinen sopimus. Kun sopimus on tehty, sopimukseen voidaan tehdä muutoksia poistamalla vanha nimi ja merkitsemällä uusi vastaavan sarakkeen yläpuolelle. Vahvista muutosten laillisuus ilmoittamalla sen asiakirjan nimi ja numero, jonka perusteella muutokset tehtiin (esimerkiksi todistukset avioliitosta / avioerosta). Sen jälkeen työnantaja ja työntekijä varmentavat Sukunimi-sarakkeessa muutetut tiedot.
Vaihe 3
Henkilötietojen muutosten laillisuuden vahvistavien asiakirjojen perusteella tehdään muutoksia myös työkirjaan (ensimmäisellä tai etusivulla). Aikaisempi sukunimi yliviivataan yhdellä rivillä, jonka jälkeen uusi merkitään tämän merkinnän yläosaan. Linkit asiaankuuluviin todistuksiin (ja muihin asiakirjoihin) on merkitty työkirjan kannen sisäpuolelle. Ja tämä tieto on todistettu työnantajan allekirjoituksella ja henkilöstöosaston sinetillä.
Vaihe 4
Työntekijän henkilökohtaisessa kortissa hänen edellinen sukunimensä yliviivataan yhdellä rivillä ja uusi merkitään seuraavaksi (tai yli). Asiakirjan nimi ja numero, jonka perusteella muutokset tehdään, ilmoitetaan sarakkeen "Sukunimi" edessä. Tiedot asiakirjasta voidaan syöttää henkilökohtaisen kortin X-sarakkeeseen ("Lisätietoja"). Henkilöstöpäällikön on vahvistettava nämä muutokset.
