Kaikilla julkisilla tai ammatillisilla järjestöillä on hallintoelin, jonka on peruskirjassa määritellyllä taajuudella kutsuttava kaikki asianomaiset osapuolet pitämään raportointi- ja vaalikokouksia. Pääsy tällaisiin kokouksiin on avoin kaikille tietyn seuran jäsenille tai osallistujien ryhmien edustajille, mikä käyttää oikeuttaan osallistua sen toimintaan.
Ohjeet
Vaihe 1
Ajattele kokouksen esityslistaa. Koska mietintö ja vaalit ovat yksi tärkeistä aiheista, äänestysprosentin odotetaan olevan tässä tapauksessa suurin. Siksi näiden aiheiden lisäksi voit ottaa esityslistalle muita kiireellisiä asioita, joista keskustelet yhdistyksesi jäsenten kanssa. Päättää aika ja paikka, jossa raportointi- ja vaalikokous pidetään. Huoneen, jossa se on tarkoitus järjestää, on oltava riittävän julkinen ja tilava kaikille.
Vaihe 2
Ilmoita kaikille asianomaisille osapuolille raportointi- ja vaalikokouksesta. Tätä varten sinun on lähetettävä kutsut, joissa mainitaan kokouksen esityslista, päivämäärä ja paikka. Lähetä tämän tiedon sisältämät ilmoitukset paikkoihin, joissa suurin osa yhdistyksen jäsenistä näkee ne. Sijoita tällainen mainos tarvittaessa mediaan ja televisioon.
Vaihe 3
Järjestä osallistujien rekisteröinti alkamaan puoli tuntia ennen kokouksen alkua. Määritä riittävä määrä rekisteröijiä, jotta tapahtuman alkuun mennessä kaikilla tulijoilla on mahdollisuus syöttää henkilökohtaiset tietonsa. Yleensä tämä on sukunimi, nimi ja isänimi, organisaatio tai sen rakenneyksikkö, rekisteröinti- tai asuinpaikan osoite, yhteystiedot.
Vaihe 4
Valitse kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri. Huomaa, että valitsemasi elimen puheenjohtajaa ei voida valita edustajakokouksen puheenjohtajaksi. Tarvittaessa, jos lakisääteisissä asiakirjoissa niin säädetään, valitaan valtakirjoja käsittelevä komitea, joka tarkistaa edustajien valtuudet, jos heidät valitaan yhdistyksen jäsenten ryhmistä.
Vaihe 5
Sihteerin on pidettävä pöytäkirjaa. Pöytäkirjassa on kuvattava kokouksessa läsnä olevien edustajien tai yhdistyksen jäsenten lukumäärä, kuka valittiin puheenjohtajaksi, sihteeriksi ja millä äänestystuloksilla.
Vaihe 6
Valitun elimen puheenjohtaja tekee selvityksen tehdystä työstä. Pöytäkirjassa heijastaa kokonaisäänestys arvioinnilla - onko se tunnustettu tyydyttäväksi vai ei. Kokouksessa on kuultava ehdotuksia valitun elimen uudeksi kokoonpanoksi, keskusteltava ja äänestettävä kustakin ehdokkaasta erikseen. Merkitse äänestystulokset pöytäkirjaan.
Vaihe 7
Kun kaikki esityslistalla esitetyt asiat on keskusteltu, kokouksen puheenjohtajan on suljettava se ja allekirjoitettava kokouksen pöytäkirja yhdessä sihteerin kanssa.
