Kun otetaan yhteyttä joihinkin organisaatioihin, käytetään vakiomuotoisia kirjaimia. Tällaisissa tapauksissa kirjepohjia luovutetaan tilauksesta. Jos kehitettyä lomaketta ei ole, kirje kootaan missä tahansa muodossa ottaen huomioon joitain vivahteita.
Ohjeet
Vaihe 1
Luo kirjainpää.
Voit määrittää seuraavat tiedot - vastaanottajan sijainti ja nimi, lähettäjän asema ja nimi, lähettäjän organisaatio ja lähettäjän yhteyspuhelinnumero. Jos lähettäjä on toisessa kaupungissa, voit määrittää koko postiosoitteen. Otsikko sijaitsee yleensä sivun oikealla puolella.
Vaihe 2
Kerro kirjeen ydin ja anna tarvittavat kommentit.
Yritä muotoilla pääidea kahdella tai kolmella lauseella. Sitten kommentoi sitä ja kirjoita tarvittaessa tarkemmin. Yrityskirjeissä on toivottavaa sijoittaa tosiasioita, lukuja ilman tunteita. Henkilökohtaisen kirjeiden tulisi heijastaa henkilökohtaisia kokemuksia.
Vaihe 3
Anna päivämäärä ja allekirjoita kirje.
Selitä tarvittaessa viranomaisesi, jonka perusteella kirje kirjoitettiin. Tällainen perusta voi olla valtakirja.
Vaihe 4
Aseta selittävät kaaviot, taulukot, kuviot erilliselle arkille.
Älä odota vastaanottajan pyytävän lisätietoja. Sinulla ei ehkä ole toista mahdollisuutta kysyä tärkeää kysymystä. Siksi anna kaikki tarvittavat vivahteet tiivistetyssä muodossa.
Vaihe 5
Ennen lähettämistä muista lukea sähköposti ääneen, jotta joku voi kuunnella sitä. Kysy avustajalta, kuinka hän ymmärsi kirjeen olemuksen. Jos hänen sanansa eivät täsmää viestisi tarkoituksen kanssa, on järkevää muotoilla kirje toisin, koska vastaanottaja ei ehkä myöskään ymmärrä tärkeintä sinun näkökulmastasi.
