Sihteerityö on kysyttävää erikoisalaa oppilaitoksissa. Toimivaltainen sihteeri voi ilman ongelmia ja viivytyksiä laatia kaikki tarvittavat asiakirjat ja täyttää kaikki viralliset lomakkeet, kiitokset mukaan lukien.
Ohjeet
Vaihe 1
Osta vakio- tai tilauskirjelomakkeet kiitos kirjelomakkeet.
Vaihe 2
Tutustu virallisten asiakirjojen laadinnassa käytettävät sanankäytön säännöt (muodollinen liiketoimintatyyli). Neutraalia esitysaineistoa pidetään liiketoiminnan etiketin normina. Subjektiivinen arvio suoritetun työn ansioista, saavutuksista tai tuloksista tulisi minimoida.
Vaihe 3
Kiinnitä erityistä huomiota sääntöihin, jotka koskevat hallinnollisten ja rahayksikköjen lyhenteiden ja symbolien, organisaatioiden ja tehtävien nimien sekä mittayksiköiden käyttämistä liiketoiminnan kirjoittamisessa. Virallisten nimien, termien, tehtävien, maantieteellisten nimien oikeinkirjoituksessa ei saisi olla virheitä (esimerkiksi viran otsikossa”Venäjän federaation presidentti” kaikki sanat kirjoitetaan isolla kirjaimella).
Vaihe 4
Täytä kaikki vaaditut kirjelomakkeen kentät: - lähettävän organisaation (tai henkilön) nimi;
- vastaanottajaorganisaation (tai henkilön) nimi
- lähettäjän sukunimi ja nimikirjaimet
- vastaanottajan nimi ja nimikirjaimet
- lähettäjän sijainti
- vastaanottajan asema.
Vaihe 5
Aloita kiitoskirjeen suunnittelu sanoilla: - "Kiitos suoritetuista palveluista …";
- "Kiitämme sinua …";
- "Saanen kiittää sydämestäni …" Huolimatta siitä, että tällaisissa kirjeissä on sallittu vapaampi esitystapa kuin muissa virallisissa lehdissä, kiitollisuuden muodon tulisi olla hillitty kuin sitä ilmaistessa esimerkiksi henkilökohtaisessa kontaktissa … Kirjeessä on kuitenkin sallittua (ja joskus kannustaa) ilmoittaa sukunimi, etunimi ja isänimi kokonaisuudessaan.
Vaihe 6
Seuraavaksi ilmoitetaan tarkalleen, mitkä ansiot, saavutukset tai suoritetun työn tulokset olivat syy tällaisen kirjeen kirjoittamiseen.
Vaihe 7
Ilmaise toiveesi jatkuvasta yhteistyöstä organisaation tai henkilön kanssa. Voit myös kertoa, mitä teet puolestasi kehittääksesi suhdetta.
Vaihe 8
Allekirjoita kirje kiinnittämällä organisaation sinetti, jossa ilmoitetaan kiitos- ja allekirjoituspäivä.
